Factuurvoorbeeld voor zzp'ers: bijzondere situaties correct factureren

Voor zzp'ers met een factuursituatie die verder gaat dan de standaard.

De meeste factuurvoorbeelden laten alleen de standaardsituatie zien. Maar wat als je onder de kleineondernemersregeling valt en dus geen btw mag rekenen? Wat als je klant in Duitsland of België zit? Of wat als je op uurtarief factureert en niet goed weet hoe je dat overzichtelijk op de regel zet? Deze site richt zich specifiek op die situaties: de gevallen waar een algemeen "invul-je-gegevens-in"-voorbeeld je niet ver genoeg brengt.

De basis: wat een factuur altijd nodig heeft

Elke factuur, ongeacht je situatie, heeft een aantal vaste onderdelen: je bedrijfsnaam en contactgegevens, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de volledige gegevens van je klant, een heldere omschrijving van de geleverde dienst of het product, het bedrag, en de betaaltermijn. Zet deze gegevens in een logische volgorde en houd de opmaak rustig, zodat de ontvanger in één oogopslag ziet wat er wordt gevraagd en wanneer betaald moet worden.

Wil je zo'n standaardfactuur eerst regel voor regel doornemen, inclusief een volledig ingevuld voorbeeld? Op deze pagina gaan we juist in op wat daar niet in staat: de uitzonderingen.

Drie situaties die algemene voorbeelden vaak overslaan

Factureren op uurtarief: waar moet je op letten?

Bij uurtarief-facturen gaat het mis wanneer de regel te vaag is ("werkzaamheden mei") of juist te gedetailleerd (een volledige minuten-voor-minuten urenstaat op de factuur zelf). Vermeld per regel de activiteit of het project, de periode waarin is gewerkt, het aantal uren en het uurtarief exclusief btw. Reken het regelbedrag voor: aantal uren maal tarief. Werk je voor meerdere klanten of projecten in dezelfde maand, splits dan de regels per project zodat de klant kan controleren wat waarvoor is.

Stuur bij grotere opdrachten desgewenst een aparte urenstaat als bijlage mee. Zo blijft de factuur zelf overzichtelijk, terwijl de klant toch elk uur kan narekenen. Verander je tarief halverwege een periode, bijvoorbeeld door een jaarlijkse tariefsverhoging, splits dan de regel in twee delen met elk het juiste tarief en de bijbehorende periode.

Voorbeeldregel: factuur op uurtarief

Software voor als je uit je template groeit

Een vast template werkt prima zolang het aantal facturen behapbaar blijft. Krijg je te maken met terugkerende klanten, KOR-vrijstellingen, buitenlandse btw-regels of gewoon te veel handmatig rekenwerk, dan is boekhoudsoftware vaak veiliger dan een los document. Cleverboek is daarin een optie om te vergelijken, vooral als je facturatie en administratie graag in één systeem combineert.

Heb je een specifieke vraag over de KOR, buitenlandse klanten of uurtarief? Bekijk de veelgestelde vragen, of lees op over ons wie deze site bijhoudt.